Preguntas de entrevista para administrativo/a y cómo responderlas

Preguntas frecuentes para administrativo/a

1. 01

   Llegas un lunes y tienes el correo lleno, una factura que vence hoy, tu jefa te pide preparar una reunión para las 11 y un compañero necesita un informe «urgente». ¿Por dónde empiezas?

   Demuestra un criterio de priorización, no solo buena voluntad. Separa lo que tiene fecha límite legal o económica (la factura) de lo que es importante pero movible, confirma con tu jefa qué es prioridad si hay dudas y explica cómo bloqueas tiempo para cada cosa.

2. 02

   Tienes un Excel con 2.000 filas de pedidos y necesitas saber cuánto ha facturado cada cliente este trimestre. ¿Cómo lo resuelves?

   Aquí esperan que nombres herramientas concretas: tabla dinámica, SUMAR.SI o SUMAR.SI.CONJUNTO, BUSCARV o BUSCARX para cruzar datos. Explica también cómo verificarías que el total cuadra, porque el detalle importa tanto como la fórmula.

3. 03

   Descubres que llevas dos semanas registrando mal un dato en el sistema y ya ha salido en varios informes. ¿Qué haces?

   No escondas el error: la honestidad y la trazabilidad son el punto. Cuenta que lo comunicarías de inmediato a quien corresponda, identificarías qué informes se vieron afectados, los corregirías y propondrías un control para que no se repita (una validación, una doble revisión).

4. 04

   ¿Cómo organizas la gestión documental para que cualquiera pueda encontrar un contrato o una factura de hace dos años en un minuto?

   Habla de criterios de nomenclatura y carpetas, versionado, fechas y un índice o nombrado consistente (cliente_fecha_tipo). Menciona plazos de conservación y que no todo se guarda para siempre. Si has digitalizado o reorganizado un archivo, cuéntalo con el antes y el después.

5. 05

   Manejas datos personales de clientes y empleados. ¿Cómo garantizas la confidencialidad en tu día a día?

   Demuestra que la confidencialidad es un hábito, no una frase. Menciona accesos restringidos, no dejar documentos a la vista ni pantallas desbloqueadas, no reenviar información por canales inseguros y conocer lo básico de protección de datos. Da un ejemplo de algo que NO harías aunque te lo pidieran de palabra.

6. 06

   ¿Qué ERP o software de gestión has usado y para qué tareas concretas?

   Sé específico con el nombre (SAP, Sage, A3, Navision, Odoo, el que sea) y con lo que hacías: emitir facturas, registrar albaranes, conciliar, sacar listados. Si no conoces el ERP de la empresa, demuestra que aprendes rápido contando cómo te pusiste al día con uno nuevo antes.

7. 07

   Tu jefe y el director de otro departamento te piden a la vez algo que tienen para «ya». ¿Cómo lo gestionas sin quedar mal con ninguno?

   El foco es comunicación y prioridad, no decir que sí a todo. Explica que pondrías sobre la mesa que tienes dos peticiones urgentes, preguntarías plazos reales y dejarías que decidan la prioridad, dando tú una propuesta. Evita el «hago lo que pueda» sin orden.

8. 08

   ¿Cómo te aseguras de que un informe o una base de datos no tiene errores antes de enviarlo?

   Aquí evalúan atención al detalle de forma activa. Habla de revisiones cruzadas, comprobar totales y cuadres, filtros para detectar duplicados o celdas vacías, y dejar reposar y releer lo importante. Un ejemplo de un error que cazaste a tiempo vale más que cualquier adjetivo.

Consejos para destacar

• Lleva 3 o 4 ejemplos reales preparados con cifras: cuántos documentos gestionabas, cuánto tiempo ahorraste, qué error detectaste. Lo concreto convence; lo genérico no.
• Si nombras Excel o un ERP, prepárate a explicar QUÉ hacías exactamente. Te pueden pedir que detalles una fórmula o un proceso paso a paso.
• Cuando te lancen un caso («tienes esto y esto a la vez»), piensa en voz alta y ordena por plazos antes de responder. Quieren ver tu criterio, no solo el resultado.
• Practica las respuestas en voz alta antes de la entrevista. Tener el ejemplo en la cabeza no es lo mismo que contarlo con soltura cuando te repreguntan.